REGLEMENT VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN NATIONAAL SPOORFOTOSALON

I. ALGEMEENHEDEN

1. Wie mag deelnemen?

• al het spoorwegpersoneel (zowel in actieve dienst als op rust)
• de wettelijke echtgenote/echtgenoot
• alle rechthebbenden RailCare

Individuele deelnemers die niet aangesloten zijn bij een erkende NMBS-fotoclub zullen via het tijdschrift "Het Spoor" ingelicht worden. Zij kunnen dan het reglement raadplegen op de website www.kfsa.be. Bij deelname worden ze verzocht hun identificatienummer, e-mail adres en telefoonnummer mede te delen.

Elke deelnemer wordt beschouwd het reglement te kennen en na te leven.

2. Onderwerpen en categorieën

Er zijn 2 soorten onderwerpen:

• A = onderwerp "spoor" (de spoorwegen en hun personeel)
• B = onderwerp "vrij" (alle onderwerpen BEHALVE over de spoorwegen en hun personeel)

Werken die niet in het juiste onderwerp ingediend werden zullen niet gejureerd worden.

Per onderwerp zijn er 3 categorieën:

• I = monochrome foto's
• II = kleurenfoto's
• III = digitale beelden (NB: dia's worden niet meer aanvaard)

Monochrome foto's met 1 bijkomende kleur moeten ingediend worden in de categorie kleurenfoto's.
De foto's moeten geplakt worden op licht karton formaat 30 x 40 cm. De grootte van de foto speelt geen rol. Passe-partouts zijn toegelaten.

Iedere deelnemer zorgt ervoor dat zijn foto's goed vastgekleefd zijn, zowel vooraan op het licht karton als achteraan op de passe-partouts zodat de aanvaarde werken eventueel in kaders zonder glas tentoongesteld kunnen worden. De inrichtende kring zal geen verbeteringen aanbrengen aan de presentatie.

De digitale beelden (categorie III) moeten aan volgende criteria beantwoorden: JPEG – SRGB – 300 dpi – langste zijde = 2048 pixels – kwaliteit 12 – formaat bij voorkeur 2 x 3.

Om in de catalogus opgenomen te kunnen worden moet eveneens een digitale versie van de afgedrukte foto's ingediend worden. Voor deze beelden gelden dezelfde criteria als voor de digitale beelden in de categorie III.

Alle digitale beelden moeten op een via Wetransfer doorgestuurd worden: eerst de digitale beelden categorieën AIII en BIII – en daarna de digitale versie van de foto's (1).

(1): het is ook mogelijk om NA de jurering ENKEL de digitale versie van de GESELECTEERDE foto’s door te sturen.

3. Hoeveel werken mag men indienen?

Per onderwerp en per categorie mag elke deelnemer maximum 4 werken binnenbrengen (dus in het totaal maximum 24 werken per deelnemer).

Werken die reeds aanvaard werden in een vorig nationaal salon mogen niet meer deelnemen, ook niet in een andere categorie. VB: een aangenomen digitaal beeld mag nadien niet meer ingediend worden als monochrome of kleurenfoto. Auteurs die hierop betrapt worden zullen automatisch van de wedstrijd uitgesloten worden.

Dezelfde of gelijkaardige beelden van dezelfde auteur mogen niet in meerdere categorieën ingediend worden.

4. Identificatie van de werken

Op de achterkant van de foto's, in de linkerbovenhoek, moet er een standaard etiket geplakt worden met daarop volgende gegevens:

• nummer van de fotoclub – onderwerp+categorie – volgnummer

De nummers van de erkende NMBS-fotoclubs zijn:

• 900 = Het Spoor Oostende
• 911 = Fotorail Brussel
• 921 = Focus Spoor Antwerpen
• 951 = IRAS Arlon
• 991 = Het Spoor Gent
• 999 = voor de individuele deelnemers die niet aangesloten zijn bij een erkende NMBS-fotoclub
• naam en voornaam van de deelnemer
• eerst de naam in hoofdletters
• dan de voornaam in kleine letters (1e letter = hoofdletter)
• de titel van het werk
• de titel in kleine letters (1e letter = hoofdletter)
• De titels van de werken mogen maximum 25 karakters bevatten – spaties inbegrepen.

Voorbeeld:

de 1e foto SPOOR MONOCHROME van Fotorail Brussel heeft als referentie:
911 – AI – 1  :  PEETERS Jan              Station

De digitale werken worden op dezelfde wijze geïdentificeerd.
Zie ook: Identificatie digitale beelden.

5. Op te maken documenten

Aan de erkende NMBS-fotoclubs zal door de inrichtende kring een EXCEL bestand overgemaakt worden waarmede ze op een eenvoudige wijze hun werken bij de inrichtende fotoclub kunnen indienen. Ze moeten daarin hun werken per categorie digitaal invoeren. Voor de individuele deelnemers moet de inrichtende kring dit bestand zelf opmaken.

Het ingevuld EXCEL bestand moet per e-mail naar de inrichtende kring doorgestuurd worden. Een afdruk van dat bestand moet bij de ingezonden werken gevoegd worden. De deelnemende kringen bewaren een exemplaar.

De kringen moeten de lijst van de ingediende werken correct invullen met de juiste schrijfwijze, alles volgens een voorbeeld dat bovenaan in het bezorgde EXCEL bestand vermeld staat – dit om later een foute schrijfwijze te voorkomen..

6. Opsturen van de werken

De werken moeten minimum 3 weken voor de jurering bij de inrichtende kring toekomen (datum te bepalen door de inrichtende kring maar tussen 15 februari en 15 maart).

Er dient een USB stick bijgevoegd te worden met in 6 afzonderlijke mappen:

• eerst de digitale beelden "spoor" en "vrij" (categorieën AIII en BIII)
• dan de digitale versie van de foto's (categorieën AI, AII, BI en BII) (1)

(1): het is ook mogelijk om NA de jurering ENKEL de digitale versie van de GESELECTEERDE foto’s door te sturen.

II. TOE TE KENNEN PRIJZEN

Bij de jurering moet men rekening houden met de volgende toe te kennen prijzen:

1. Medailles

Er worden 3 medailles per categorie toegekend: 1 gouden, 1 zilveren en 1 bronzen.
Een deelnemer kan slechts 1 medaille per categorie winnen. Dit betekent dat de andere behaalde medailles automatisch omgezet worden in een diploma. Het eerstvolgende werk krijgt dan zilver of brons.

2. Diploma's

Er worden in principe10 diploma's per categorie toegekend. Ingeval echter de kwaliteit van de werken onvoldoende is kan de jury beslissen het aantal diploma's te beperken.

3. Clubklassement

Er wordt een klassement van de deelnemende erkende NMBS-fotoclubs opgemaakt. De individuele deelnemers worden gegroepeerd in de rubriek "Individuelen". Hiervoor komen de 15 beste werken per categorie in aanmerking. Dit betekent dat er naast de 3 medailles en de (maximum) 10 diploma's nog (minimum) 2 bijkomende werken gekozen moeten worden.
Aan de 3 beste erkende NMBS-fotoclubs wordt er een trofee overhandigd.

4. De 50 beste werken

Per categorie mogen de 50 beste werken deelnemen aan het internationaal FISAIC fotosalon. Daarom worden er in het totaal 50 werken per categorie geselecteerd door de jury.

5. Klassement van de beste auteurs

Er wordt nadien een klassement opgemaakt van de deelnemers die het grootste aantal aanvaarde werken behaald hebben. Bij eenzelfde aantal is het aantal behaalde medailles (en/of diploma's) beslissend.
Aan de 3 beste auteurs wordt er een trofee overhandigd.

III. VOORBEREIDING VAN DE JURERING

De inrichtende kring stelt per discipline (foto's en digitale beelden) een verantwoordelijke van zijn eigen fotoclub aan die moet instaan voor het goede verloop van de jurering (= wedstrijdverantwoordelijke).

Na ontvangst van de werken moet de inrichtende kring de ontvangen werken vergelijken met de bijgevoegde lijsten. Tevens gaat die na of de ingediende werken wel degelijk in de juiste categorie ingediend werden. Twijfelachtige gevallen zullen door de inrichtende kring vooraf gemeld worden aan de kring(en) waarvan onregelmatigheden werden vastgesteld om zo tot een definitieve beslissing te komen voor de jurering. Wordt vastgesteld dat er geen overeenstemming kan bereikt worden, dan zullen de leden van het Coördinatie- en Selectiecomité een eindbeslissing nemen voor de jurering.

Als alle werken binnen zijn moeten ze door elkaar gestoken worden. Daarna zal op de keerzijde van de foto – in de rechterbovenhoek – een nieuw volgnummer geplakt worden. Ook aan de digitale beelden wordt een nieuw volgnummer gegeven.

De inrichtende kring kiest vrij de juryleden:

• 5 juryleden voor de foto's en
• 5 juryleden voor de digitale beelden

De juryleden mogen geen deel uitmaken van het NMBS-personeel of van een erkende NMBS-fotoclub. Zij dienen zich onafhankelijk op te stellen.

De juryleden worden vooraf in het bezit gesteld van het wedstrijdreglement. Zij moeten goed vertrouwd zijn met het jureren van fotowedstrijden.

De inrichtende kring duidt voor elke jury de voorzitter aan. Bij gelijkheid van stemmen (of het aantal punten) is de stem (of het aantal punten) van de voorzitter doorslaggevend. Bij eventuele betwistingen neemt de voorzitter een bindende beslissing.

Bij het ontbreken van 2 juryleden moet er naar gestreefd worden dat iedere jury uit 4 leden bestaat.

De 10 juryleden (5 voor de foto's en 5 voor de digitale beelden) dienen ten laatste de dag voor de jurering nog telefonisch gecontacteerd te worden om zo te vermijden dat bepaalde juryleden niet komen opdagen. Zo kunnen eventueel nog vervangers gezocht worden.

IV. DE JURERING

Tijdens de jurering zijn er waarnemers toegelaten. Zij mogen zich op geen enkele wijze mengen in de jurering. Zij dienen zich te onthouden van alle commentaar. Bij overtreding volgt verwijdering.

Voor de jurering worden de voornaamste richtlijnen aan de juryleden gegeven.
Bij het begin van de jurering worden de juryleden aan het publiek voorgesteld.

Voor de eigenlijke jurering worden :

• alle foto's – categorie per categorie – naast elkaar opengelegd zodat elk jurylid ze afzonderlijk kan bekijken.
• alle digitale beelden – categorie per categorie – één voor één gedurende enkele seconden aan de juryleden getoond.

Voor elke categorie gebeurt de jurering dan in 3 fasen:

1e fase :

De wedstrijdverantwoordelijke meldt vooraf aan het jurypanel het aantal ingezonden werken voor die categorie.

Alle werken worden dan één voor één aan de juryleden getoond die dan enkel "JA" (= geselecteerd) of "NEEN " (= niet geselecteerd) mogen stemmen. Het totaal aantal "JA" stemmen wordt in de computer ingevoerd en op een lijst ingevuld. Als alle werken van een categorie gejureerd zijn wordt er een lijst met de "JA" stemmen opgemaakt van hoog naar laag. Aan de hand van die resultaten kunnen de 50 beste werken geselecteerd worden. Indien er meer dan 75 werken overblijven volgt er nog een tweede jurering met "JA" of "NEEN". Blijven er minder dan 50 werken over, dan moeten er een aantal werken via een tweede jurering met "JA' of "NEEN" aan toegevoegd worden om zo aan minimum 50 werken te komen.
Dan wordt er een nieuw EXCEL bestand gemaakt voor de foto's en een nieuwe map voor de digitale beelden.

2e fase :

De geselecteerde werken worden dan één voor één opnieuw aan de juryleden getoond die dan punten geven van 1 tot en met 9. Het totaal aantal punten wordt in de computer ingevoerd en op een lijst ingevuld. Als alle werken van een categorie gejureerd zijn wordt er een lijst met de voorlopige punten opgemaakt van hoog naar laag.

3e fase :

De 15 beste werken per categorie en alle werken met hetzelfde aantal punten als werk 15 worden nogmaals gejureerd zonder rekening te houden met de punten uit de 2e fase. Ze worden in dezelfde volgorde op dezelfde wijze gejureerd zoals in de 2e fase. Op het einde wordt een lijst met de definitieve punten opgemaakt.

Het toekennen van de 3 medailles, de (maximum) 10 diploma's en de (minimum) 2 bijkomende werken van het clubklassement gebeurt aan de hand van deze lijst. Indien er voor het toekennen van deze prijzen nog meerdere werken met hetzelfde aantal punten overblijven, dan ontvangt elk jurylid 5 briefjes met daarop : 5 punten – 4 punten – 3 punten – 2 punten – 1 punt. Het werk (de werken) met het hoogste aantal punten is (zijn) weerhouden – die met de minste punten vallen af. Indien er dan nog een ex-aequo bestaat, dan is het aantal punten van de voorzitter van de jury doorslaggevend. De juryleden mogen niet onderling met elkaar overleggen en niet met elkaar discussiëren – maar enkel opnieuw punten geven. De niet weerhouden werken bekomen dan automatisch een aanvaarding, maar met een maximum van 50 werken in het totaal.

Aldus kunnen de juryleden in eer en geweten eerst de gouden, de zilveren en de bronzen medaille toekennen, daarna de (maximum) 10 diploma's en uiteindelijk de (minimum) 2 bijkomende werken voor het clubklassement kiezen. De overige werken bekomen automatisch een aanvaarding (maximum 50 in het totaal). Dit is dan de definitieve uitslag.

Voor zowel de foto's als voor de digitale beelden gelden ook nog volgende regels:

Bij digitale jurering moet er geprojecteerd worden op een gekalibreerd projectiescherm.

Met een elektronisch puntensysteem geven de juryleden punten van 1 tot en met 9. In geval van een defect aan het elektronisch puntensysteem moeten er bordjes aanwezig zijn om punten te kunnen geven van 1 tot en met 9 en dit voor de 10 juryleden.

Maximum 5 dagen na de jurering worden de uitslagen – nadat alles netjes geordend is – gemaild naar de voorzitter van al de deelnemende erkende NMBS-fotoclubs. Hij wordt dan verzocht de uitslagen aan de leden van zijn kring over te maken.

De inrichtende kring en zijn medewerkers besteden de grootste zorg aan de ingezonden werken. Ze kunnen echter in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan of verlies van de ingediende werken.

Na de jurering blijven alle werken in het bezit van de inrichtende kring. Zo kan deze kring de niet geselecteerde werken ordenen en netjes inpakken per kring, waarna de kringen worden ingelicht dat ze ter beschikking liggen.

V. DE CATALOGUS/USB STICK

Na de jurering wordt er een catalogus opgemaakt – bij voorkeur 32 blz formaat A5. Deze catalogus moet tweetalig zijn en omvat:

• een titelblad met een foto die een gouden medaille behaald heeft
• een voorwoord door de voorzitter van de inrichtende kring in Nederlands en Frans
• de uitslagen van de 50 beste werken van de 6 categorieën met vermelding van: de naam en voornaam van de auteur – de titel van het werk – de naam van de fotoclub
  • • eerst de 3 medailles : eerst goud – dan zilver – tenslotte brons
    • dan de diploma's: namen in alfabetische volgorde
    • tenslotte de aanvaardingen: namen in alfabetische volgorde
• de namen van de juryleden met hun eretitels
• het klassement van de erkende NMBS-fotoclubs
• het klassement van de beste auteurs
• het statistisch overzicht van de inzendingen per categorie en per kring
• het statistisch overzicht met het totaal van de aanvaarde werken per categorie en per kring

Er moet een catalogus voorzien worden voor

• elke aanwezige op de opening van het fotosalon
• elke deelnemer aan het fotosalon
• + een kleine reserve.

Voor de geselecteerde beelden van de categorieën AIII en BIII moet er een USB stick gemaakt worden ( in de vorm van een digitale beeldenreeks) als volgt :

• eerst de aanvaardingen zonder namen en titels
• dan de diploma's met vermelding van de namen en de titels
• op het einde de medailles: eerst brons – dan zilver en tenslotte goud met vermelding van de namen en de titels

Een exemplaar van die USB stick moet aan iedere erkende NMBS-fotoclub overhandigd worden.

Voor ieder aanvaard werk moet er een vignet "aangenomen werk" gegeven worden.

VI. OPSTUREN GESELECTEERDE WERKEN NAAR HET FISAIC FOTOSALON

Na de jurering moeten de 50 geselecteerde werken per categorie door de inrichtende kring opgestuurd worden naar de organisator van het internationaal FISAIC fotosalon. Alle werken moeten opnieuw genummerd worden als volgt:

• eerst BE (van België)
• dan onderwerp (A of B) en categorie (I, II of III)
• een volgnummer van 1 tot 50
• de naam en voornaam van de auteur en de titel van het werk.

Voorbeeld: de 1e geselecteerde Belgische monochrome foto spoor heeft als referentie: BE - AI - 1         PEETERS Jan           Station

Op de achterkant van de foto's moet er een officieel FISAIC etiket gekleefd worden
De geselecteerde digitale beelden moeten via Wetransfer doorgestuurd worden. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor het nationaal fotosalon.

Voor elke categorie moeten er 3 lijsten opgemaakt worden:

• 1 digitale lijst in te vullen volgens de documenten van de organisator van het FISAIC fotosalon
• 1 lijst om bij de werken te voegen
• 1 lijst voor de kring die het nationaal fotosalon inricht.

De werken moeten tijdig opgestuurd worden voor deelname aan het FISAIC fotosalon.
(datum bepaald door de organisator – meestal maand mei)

VII. ORGANISATIE VAN HET NATIONAAL FOTOSALON

Na het FISAIC fotosalon worden de werken teruggestuurd naar de inrichtende kring van het nationaal fotosalon zodat het nationaal fotosalon in november/december kan ingericht worden.

De exacte datum van het nationaal fotosalon wordt door de inrichtende kring bepaald rekening houdend met de termijnen van het FISAIC fotosalon. Deze datum wordt uiterlijk op 1 juni aan de erkende NMBS-fotoclubs en de individuele deelnemers medegedeeld.